White Paper
LA GESTION DU DOCUMENT, UN SUJET CRUCIAL ET SOUVENT MAL RESOLU SANS UN PRODUIT DE GEIDE.
Ce document a été réalisé par la société Key Partners, avec la participation de Me Olivier Iteanu pour le compte de Canon France.
Introduction L'objectif de ce livre blanc est de présenter combien nos entreprises et nos activités en général dépendent des documents, et en quoi une gestion informatisée de ces derniers pourrait améliorer efficacité et rapidité. Si gérer ses documents, qu'ils soient papiers ou électroniques, est une action courante, quotidienne et banale pour beaucoup d'entre nous, elle n'est néanmoins pas insignifiante pour le bon fonctionnement d'une organisation. D'ailleurs, selon une étude IDC1 portant sur les moyennes et grandes entreprises européennes, 82 % de celles-ci considèrent que les documents sont des éléments critiques pour leurs affaires. Si ces documents sont aussi importants, cherchons à comprendre pourquoi, et pour cela commençons par définir ce qu'est un document. Un document, d'après le dictionnaire, est un « écrit servant de preuve ou de renseignement. » Ainsi, un contrat signé est un document, comme le sont une circulaire interne, une lettre d'embauche ou un compte rendu de réunion. Si l'on regarde bien, on constate que notre environnement professionnel est envahi de documents ! Maintenant que nous avons cerné le sujet, essayons de comprendre pourquoi le document nous semble si important. En fait, c'est simplement parce qu'un document, c'est une communication, figée sur un support écrit. Un contrat est une communication formelle d'un accord entre deux parties. Une lettre d'embauche est une communication informant un postulant que sa candidature a été retenue. Une note de service est une communication d'une hiérarchie vis-à-vis d'un ensemble de collaborateurs, etc. Ce Livre Blanc que vous lisez actuellement est aussi un document, et c'est bien une communication de Canon vis-à-vis de vous-même, destinée à vous aider à comprendre ce sujet. Poussons notre raisonnement plus en avant. Etant donné qu'une organisation est composée d'un ensemble d'individus, si l'on veut qu'ils travaillent de manière coordonnée, la communication, qu'elle soit verbale ou écrite, va être l'outil qui va permettre la cohésion du groupe. Le fait qu'elle soit écrite lui permet de durer dans le temps. Et conserver ces documents permet de comprendre a posteriori ce qui s'est passé dans l'organisation. Ceci apparaît évident si l'on essaye d'imaginer une entreprise ou une activité dans laquelle les armoires de papier auraient été vidées, les emails effacés et les sites web internes supprimés. Que resterait-il de la coordination de l'activité ? Imaginez un directeur commercial qui prend ses fonctions au sein d'une structure dont le prédécesseur a tout enlevé. Il ne lui resterait plus qu'à tout reprendre à zéro. Il serait probablement pénalisé durant plusieurs années par la méconnaissance des accords passés ou des situations qui se sont produites. Si l'existence d'un document est un facteur primordial, il en existe un second à prendre en compte : sa disponibilité. Elle se mesure par le temps qu'il faut pour pouvoir le récupérer. La disponibilité d'un document personnel posé sur son bureau est quasiment immédiate. Un document figurant dans une armoire mal rangée est moins disponible. Un document qui se trouve enfermé dans l'armoire d'une secrétaire qui est partie déjeuner n'est pas disponible pendant cette heure de
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IDC est le premier groupe mondial de conseil et d'étude sur les marchés des technologies de l'information.
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déjeuner. Un document emprunté par un autre est indisponible le temps de l'emprunt, sauf s'il en existe des copies. Nous le voyons, un document est donc un élément crucial pour le fonctionnement de chaque entreprise. Alors existe-t-il des moyens de faciliter son usage, en le rendant disponible à tout moment à tous ceux qui en ont un réel besoin, et uniquement à ceux-ci ? Oui. C'est tout l'objet de la Gestion Electronique des Documents, que nous allons présenter ci-après.
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Comprendre la GEIDE
Historique
Parmi tous les secteurs de l'informatique, celui de la gestion électronique du document est très certainement celui qui a subi l'évolution la plus importante ces dernières années. Ce secteur qui, à ses débuts, ne s'intéressait qu'à la numérisation des documents papier couvre aujourd'hui l'intégralité du monde des documents d'entreprises, qu'ils soient papiers ou électroniques. Là où il n'abordait que l'archivage électronique, il s'intéresse aujourd'hui à des sujets aussi vastes que le stockage et la mise à disposition des documents, la circulation informatique du document dans l'entreprise et au cycle de vie de ce dernier. C'est d'ailleurs cette évolution qui a conduit l'Aproged (l'Association des Professionnels de la Gestion Electronique de Documents) à redéfinir le terme GED (Gestion Electronique de Documents) en GEIDE (Gestion électronique de l'information et des documents d'entreprise) Pour mieux nous y retrouver, retraçons ensemble son évolution. Ainsi, nous verrons d'où nous sommes partis et où la technologie nous conduit aujourd'hui.
De la numérisation des documents papier à la gestion électronique de documents.
Historiquement, la GED qui n'était pas encore GEIDE était synonyme d'archivage électronique de document papier. L'objectif était de numériser les documents administratifs de l'entreprise afin de se libérer des volumes de papier qui encombrent les armoires. Une fois ceux-ci archivés électroniquement, ils restent accessibles via le système informatique qui permet leur consultation ou leur réimpression à la demande. Plus tard, on s'est aperçu qu'il pouvait aussi être intéressant de numériser des documents dans le but de les partager facilement, même lorsque l'on conserve l'original papier. Deux termes sont ainsi apparus : · Le stockage électronique, lorsque le document électronique n'a pas besoin de faire office de preuve, parce que les documents originaux sont conservés ou que le document stocké n'a pas de valeur légale. L'archivage électronique, lorsque seule la version électronique du document existe et qu'il doit pouvoir être démontré que le document est conforme à l'original.
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Le domaine de l'archivage est évidemment très encadré, étant donné que la copie doit pouvoir faire office de preuve. En France, l'archivage est d'ailleurs défini par la loi nº 79 -18 du 3 janvier 1979 comme la conservation « de l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Les questions sous-jacentes sont donc juridiques, mais aussi techniques. En effet, pour pouvoir apporter la preuve d'un fait, il s'agit de pouvoir démontrer que la copie est fidèle à l'original disparu. L'AFNOR a publié pour cela la norme Z42-013 qui fournit un ensemble de dispositions concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. L'AFNOR a homologué en juillet 1999 la norme Z42-013 dont l'objectif est de décrire les procédures d'exploitation des systèmes de GEIDE en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Son objectif est de pouvoir garantir qu'un document restitué est conforme au document d'origine. Cette norme décrit par conséquent les procédures à suivre lors de l'acquisition de documents. Elle donne aussi les directives techniques et les consignes à appliquer pour l'exploitation d'un tel système informatique.
Des documents papier aux documents électroniques
Si l'intérêt avait été uniquement de se séparer du support papier, la GED n'aurait probablement pas évolué au niveau où elle en est actuellement. Les avantages d'une telle dématérialisation du support vont bien au-delà de la simple disparition du papier : un document électronique est moins volumineux à stocker qu'un document papier, il peut être consulté par plusieurs intéressés en même temps, et son coût d'expédition, au travers des infrastructures réseau, est bien inférieur au coût postal. Le temps de transmission se mesure en secondes, au lieu d'heures ou de jours pour les documents papier. On peut noter qu'un Go de stockage disque permet généralement de numériser plus de 20 000 pages A42. Or un disque dur moyen a aujourd'hui une capacité qui dépasse souvent les 250 Go soit 5 millions de pages, coûte environ 250 et tient dans un volume de la taille d'un livre. La numérisation ouvre donc la voie à un monde communiquant où l'information est disponible pour chacun. Ceci est évidemment vrai en ce qui concerne les documents numérisés, mais aussi pour tous les documents conçus en interne dans l'entreprise par nos traitements de textes, tableurs et autres logiciels ; l'arrivée des micro-ordinateurs pour tous, puis des réseaux et enfin de l'Internet ont amené
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150 000 pages N&B numérisées en TIFF consomment 6,5 Go de stockage (source interne Canon)
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chacun d'entre nous à rédiger de plus en plus de documents sous forme électronique, et à les transmettre sous cette forme à des tiers. Les outils de GED ont donc progressivement évolué pour pouvoir intégrer tous les types de fichiers électroniques. Ceux-ci sont stockés au même titre que des documents numérisés, et peuvent alors être référencés dans une même base de données documentaire. Un tel système permet par exemple à une direction commerciale de conserver la correspondance papier provenant de ses clients ainsi que les réponses envoyées sous forme de fichiers traitement de textes ; le service livraison peut aussi numériser les bons de livraison signés par ces mêmes clients. Une recherche sur un client donné permet alors de retrouver tout ce qui le concerne : courriers reçus et expédiés, ainsi que bons de livraison. Les résultats obtenus sont alors extrêmement riches en information, étant donné qu'ils intègrent des documents variés provenant de différents services de l'entreprise.
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