LIVRE BLANC POLYCOM
Le RSI en action : des résultats améliorés grâce au réseau mondial de collaboration Polycom
Août 2010
LIVRE BLANC POLYCOM
Le RSI en action : des résultats améliorés grâce au réseau mondial de collaboration Polycom
Fin 2008, Polycom, Inc. a pris des mesures pour renforcer sa compétitivité dans un contexte économique difficile. Comme beaucoup d'entreprises, Polycom a réduit ses coûts de fonctionnement en se concentrant sur ses centres de dépense et sur l'élimination des déplacements superflus. Les économies ont été immédiates : les dépenses en billets d'avion des 2 600 employés de l'entreprise ont baissé de 30%. Ce n'est pas tout : ce faisant, Polycom a considérablement augmenté son recours à un outil qu'elle connaissait déjà bien et utilisait constamment : son environnement de collaboration en entreprise, sans doute le plus étendu au monde à ce jour. Cet environnement permet aux employés, aux partenaires, aux fournisseurs et même aux clients de communiquer grâce à n'importe quelle combinaison de communications audio et vidéo, au partage de contenus, à la détection de présence et à la messagerie instantanée. En mettant à profit tout le potentiel de son infrastructure mondiale, Polycom a retiré des bénéfices allant bien au delà de la réduction des coûts de déplacement, notamment : · Amélioration de la productivité et rationalisation des pratiques commerciales · Accélération de la mise sur le marché · Renforcement du télétravail · Réduction des émissions de carbone Ces avantages ne sont bien sûr pas nouveaux pour Polycom, l'un des principaux fournisseurs de solutions de collaboration depuis 1990. Mais, du fait que ses employés dans le monde entier utilisent davantage son infrastructure étendue de communication vidéo, audio et par téléprésence pour collaborer en face à face, où qu'ils se trouvent, le retour sur investissement de Polycom a récemment connu une augmentation remarquable. Si votre entreprise recherche une preuve incontestable des avantages de la communication vidéo et audio haute définition (HD), Polycom en est le meilleur exemple. Première entreprise de son secteur, Polycom profite des avantages des solutions qu'elle développe, et son exemple peut être reproduit dans les entreprises du monde entier.
partir d'une connexion réseau, est un atout particulièrement important. Elle met à la disposition des employés du monde entier des solutions de communication vidéo faciles d'utilisation et très économiques. « [Polycom] CMA a considérablement augmenté notre niveau de communication, » déclare Fred Franz, directeur général des installations et de l'immobilier à l'échelle mondiale, dont l'équipe géographiquement dispersée gère 65 sites Polycom dans le monde entier. « Tous les membres de mon équipe sont équipés de [Polycom] CMA ; vu l'importance de l'ordinateur portable dans notre culture, l'impact a été énorme. Je suis ici depuis huit mois et jusqu'à maintenant je n'ai rencontré que 30 à 40% de mon équipe en personne. Cela ne m'a pas empêché de créer une véritable relation avec eux, car nous communiquons constamment par visioconférence. »
Aperçu du RSI Polycom Economies
30 pour cent. Réduction du nombre de billets d'avion achetés. 4 millions d'euros. Economies annuelles sur les frais généraux grâce au télétravail de 13% des employés (12 400 EUR/employé). Près de 900 000 EUR. Economies sur les formations en ligne et vidéo par rapport aux séances de formation classiques. Près de 280 000 EUR. Economies annuelles de l'équipe marketing de solutions pour l'industrie grâce aux solutions de collaboration. 188 000 EUR. Economies annuelles sur les coûts de déplacement grâce à la tenue des sessions d'évaluation trimestrielles de la zone APAC par visioconférence.
Réduction des dépenses par élimination des frais de déplacement
La collaboration par téléprésence, vidéo et voix permet à Polycom de faire des économies au quotidien. Peu de personnes en sont aussi conscientes que Hansjoerg Wagner, Vice-président et directeur général de la région Asie-Pacifique (APAC) Polycom. Hansjoerg Wagner gère des centaines d'employés Polycom disséminés sur huit fuseaux horaires.
Le réseau de collaboration de Polycom en bref
Présente dans 32 pays, la société Polycom dispose d'un vaste réseau de collaboration reliant 3 500 systèmes Polycom allant des solutions de téléprésence de bureau et de salle haute définition au nouveau Polycom® VVXTM 1500, un téléphone multimédia professionnel combinant la téléphonie, un système vidéo tactile et des applications stratégiques intégrées. D'une portée considérable, ce réseau relie le siège social de Polycom à Pleasanton en Californie, ses bureaux de vente et de marketing du monde entier, ses sites d'ingénierie au Texas, au Danemark et en Israël, ses usines de fabrication en Chine et en Thaïlande et son laboratoire de contrôle de la qualité au Japon, sans compter les postes de télétravail de centaines d'employés Polycom.
3 600 EUR d'économie par voyage
L'utilisation du réseau de collaboration de Polycom a permis aux employés de la zone APAC de réduire leurs budgets de déplacement de près de 35%, et à Hansjoerg Wagner de réduire ses propres frais de déplacement de plus de 50%. « J'ai 11 contacts directs à 8 endroits situés dans 6 pays différents, » explique Hansjoerg Wagner, qui organise des conversations en face à face et des réunions d'équipe par visioconférence. Récemment, cette stratégie a été étendue aux réunions avec les partenaires. « En règle générale, une réunion avec les partenaires revient à 3 600 EUR, sans compter la fatigue des deux nuits passées dans l'avion. Ce sont là les conditions ordinaires pour ne passer, en tout et pour tout, qu'une heure dans la même salle, » déclare Hansjoerg Wagner. « Hier, j'ai assisté à une de ces réunions, mais depuis mon bureau situé ici, à Phuket, en Thaïlande. Pour cette réunion très intéressante et productive de 90 minutes, nous avons utilisé des systèmes de téléprésence HD. Et au final, cette réunion ne m'a pas coûté un centime. »
Accès mondial à l'infrastructure de l'entreprise
L'accès mondial à l'infrastructure Polycom s'est révélé essentiel pour atteindre les objectifs économiques de l'entreprise. La solution de bureau Polycom Converged Management ApplicationTM (Polycom CMATM), qui peut être installée sur un ordinateur portable et utilisée n'importe où Ã
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Selon Sue Day, directrice du marketing pour la zone APAC à Singapour, éviter les déplacements dans la zone APAC est d'autant plus avantageux que cette région est immense. « Auparavant, je passais 80% de mon temps en déplacement. »
Principales utilisations de la collaboration vidéo par Polycom
Réunions d'équipe : 93% Conversations en face à face : 75% Collaboration internationale : 60% Planification et gestion de projet : 58% Communications avec les partenaires : 32% Rapports de performance : 27% Visites en clientèle : 26% Assistance clientèle : 21% Recrutement et entretiens : 19% Pourcentage de personnes sondées indiquant cette utilisation comme utilisation principale de la collaboration vidéo dans l'enquête effectuée auprès des employés Polycom en 2009
Polycom. En réduisant les frais de billets d'avion et d'hôtel, le programme a fait économiser à l'entreprise une somme estimée à 280 920 EUR. Lorsque les 700 commerciaux auront terminé le programme, ces économies devraient s'élever à 456 875 EUR, sans compter les 12 659 EUR économisés par les membres de l'équipe de Jeff Everton sur leurs propres coûts de déplacement. Il faut préciser que ces chiffres ne prennent pas en compte les économies réalisées actuellement sur des programmes de formation à plus petite échelle.3
Aperçu du RSI Polycom Gain de productivité
8 300 heures. Temps de déplacement éliminé par l'utilisation de la vidéo pour les formations à la vente. 5 800 heures. Déplacements éliminés par le télétravail des 10 membres de l'équipe marketing de solutions pour l'industrie. 1 500 heures. Economie de temps par session d'évaluation trimestrielle de la zone APAC par visioconférence (soit 110 200 EUR d'économies sur les salaires des dirigeants).
Amélioration de la productivité
« Lorsque vous envoyez des personnes en formation, vous perdez entre deux et quatre jours en déplacement et en décalage horaire, » explique Jeff Everton. « Si on ajoute la durée de la formation elle-même, on perd jusqu'à deux semaines entières. Sans la téléconférence, non seulement des centaines de commerciaux cesseraient de travailler pendant la formation, mais il faudrait aussi financer leur déplacement jusqu'au site de formation. Quelle perte de productivité cela constituerait-il ? »
Utilisation de la vidéo pour les sessions d'évaluation trimestrielles
Les coûts de déplacement avaient tendance à former un pic chaque trimestre à l'occasion des sessions d'évaluation trimestrielles organisées par les responsables de divisions pour reconcentrer leurs équipes sur les objectifs clés. Mais cette époque est révolue. En 2008, Hansjoerg Wagner a entrepris d'utiliser la téléprésence immersive HD pour réunir 30 dirigeants lors d'une session d'évaluation trimestrielle de la zone APAC. Au premier trimestre 2009, l'utilisation de la communication virtuelle a permis à Polycom d'économiser 25 932 EUR en billets d'avion, 11 909 EUR en frais d'hôtel, 7 880 EUR en indemnités journalières et 1 386 EUR en coûts de déplacement terrestre, soit une économie totale de 47 107 EUR.1 L'entreprise a également économisé 110 200 EUR sur les salaires en évitant à ses dirigeants quelque 1 510 heures de déplacement.2 Au total, une économie de plus de 150 000 EUR par trimestre, soit 600 000 EUR par an.
